Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Anwendung Plan12 Engine ist die Axano GmbH, Stettener Hauptstraße 62, 70771 Leinfelden-Echterdingen, vertreten durch die Geschäftsführer Luca Montalti und Fynn Gehrung.

Für Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@axano.com oder unter der im Impressum genannten Anschrift.

Diese Erklärung gilt für die Website plan12-engine.de, das darüber erreichbare Agentur- und Administrationsportal sowie die getrackten Kurz-URLs unter go.plan12.de. Sie beschreibt sowohl die Verarbeitung von Daten der Nutzer:innen unseres Portals als auch die Verarbeitung von Daten natürlicher Personen, die wir im Rahmen unserer Recherche aus öffentlichen und gewerblichen Quellen erheben, ohne dass diese Personen zuvor mit uns in Kontakt standen (siehe Abschnitt 6).

Die Anwendung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hetzner ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig.

Beim Aufruf der Seiten protokolliert der Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Diese Verarbeitung ist zum sicheren und störungsfreien Betrieb erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht und nicht mit anderen Datenbeständen zusammengeführt.

Wir setzen ein einziges Cookie ein: ein Sitzungs-Cookie, das nach der Anmeldung im Portal gesetzt wird und Ihre Anmeldung aufrechterhält. Es ist gegen Auslesen durch Skripte geschützt, wird nur an unsere eigene Domain gesendet und läuft nach Ablauf der Sitzung ab. Es ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und benötigt daher keine Einwilligung.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Social-Media-Werkzeuge ein. Es findet keine Reichweitenmessung und kein Profiling der Website-Besucher:innen statt. Aus diesem Grund gibt es auf dieser Website auch kein Einwilligungsbanner.

Die verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Anbieter hergestellt; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermittelt.

Für Mitarbeitende unserer Partneragenturen legen wir Nutzerkonten an. Verarbeitet werden Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle und Zuordnung zur Agentur sowie ein kryptografisch abgeleiteter Prüfwert des Passworts — das Passwort selbst wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrages mit der Agentur) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zur Protokollierung sicherheits- und abrechnungsrelevanter Vorgänge zeichnen wir auf, welche Nutzer:in wann welche Statusänderung an einem Lead vorgenommen hat. Das dient der Nachvollziehbarkeit und der Missbrauchsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). System-E-Mails wie Einladungen und Passwort-Zurücksetzungen versenden wir über unseren eigenen Mailserver; ein externer E-Mail-Dienstleister ist daran nicht beteiligt.

Der Kern von Plan12 Engine ist die Recherche deutscher Unternehmen, die eine Pensionszusage an eine inzwischen aus dem Amt geschiedene Geschäftsführung erteilt haben. Dabei verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die wir nicht bei den betroffenen Personen selbst erheben.

Kategorien der Daten:

• Namen, Funktion und Vertretungsbefugnis von Organmitgliedern (Geschäftsführung, Vorstand), Datum der Bestellung und der Abberufung
• Angaben zum Unternehmen: Firma, Rechtsform, Anschrift, Registerdaten, Jahresabschlussdaten
• Aus diesen Angaben abgeleitete Einstufungen unserer Bewertungslogik

Herkunft der Daten: Handelsregister und Bundesanzeiger, abgerufen über die Dienstleister North Data GmbH und handelsregister.ai, sowie öffentlich zugängliche Unternehmenswebsites.

Zwecke: Identifikation und Bewertung potenzieller Ansprechpartner, Zuordnung zu einer geografisch zuständigen Partneragentur und postalische Erstansprache des Unternehmens.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Direktwerbung gegenüber Unternehmen (vgl. Erwägungsgrund 47 DSGVO). Die Ansprache richtet sich an das Unternehmen in seiner geschäftlichen Sphäre, nicht an die Privatperson.

Information nach Art. 14 DSGVO: Da wir diese Daten nicht bei den betroffenen Personen erheben, informieren wir über diese Erklärung sowie im Rahmen der ersten postalischen Ansprache über die Verarbeitung. Diese Seite dient zugleich als Erfüllung der Informationspflicht.

Automatisierte Bewertung: Die Einstufung eines Unternehmens erfolgt regelbasiert und nachvollziehbar; jede Einstufung wird mit ihrer Begründung gespeichert. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die einer betroffenen Person gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet — das Ergebnis ist ausschließlich die Entscheidung, ob wir ein Unternehmen anschreiben.

Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr zu diesem Zweck. Eine formlose Nachricht an datenschutz@axano.com genügt. Wir speichern in diesem Fall die zur Umsetzung des Widerspruchs erforderlichen Angaben in einer Sperrliste, damit Sie nicht erneut angeschrieben werden.

Zur Auswertung unstrukturierter Texte — etwa der Anhänge von Jahresabschlüssen — setzen wir Sprachmodelle ein. Die Modelle extrahieren Tatsachen aus den Dokumenten; die anschließende Bewertung erfolgt durch festgelegte Regeln in unserem eigenen Programmcode, nicht durch das Modell.

• Anthropic PBC, San Francisco, USA — Auswertung der Rechercheergebnisse. Die Verarbeitung findet in den Vereinigten Staaten statt (siehe Abschnitt 9).
• Mistral AI SAS, Paris, Frankreich — Betrieb des Fachassistenten im Portal. Die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt.

Die Anbieter sind vertraglich verpflichtet, die übermittelten Daten ausschließlich in unserem Auftrag zu verarbeiten und nicht zum Training eigener Modelle zu verwenden.

Die von uns erzeugten Anschreiben enthalten einen QR-Code, der auf eine für dieses Schreiben eindeutige Kurz-URL unter go.plan12.de verweist. Wird der Code gescannt, protokollieren wir Zeitpunkt und Tatsache des Aufrufs und leiten auf die Zielseite weiter. Dadurch ist für uns erkennbar, dass ein bestimmtes Schreiben Beachtung gefunden hat.

Zweck ist die Erfolgsmessung der Ansprache und die zeitgerechte Nachfassung durch die zuständige Agentur; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können der Auswertung jederzeit nach Abschnitt 6 widersprechen. Der Aufruf der Zielseite ist zur Nutzung des Angebots nicht erforderlich — die im Schreiben genannten Kontaktwege stehen gleichwertig zur Verfügung.

Druck und Versand der Anschreiben erledigen wir selbst; ein externer Lettershop ist nicht eingebunden. Personenbezogene Daten geben wir weiter an:

• die geografisch zuständige Partneragentur, der ein Lead zugeordnet wurde
• Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland) — Auftragsverarbeiter
• Anthropic PBC (USA) und Mistral AI SAS (Frankreich) — Auftragsverarbeiter, siehe Abschnitt 7
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die North Data GmbH und handelsregister.ai sind demgegenüber keine Auftragsverarbeiter, sondern eigenständig Verantwortliche: Wir beziehen von ihnen Daten aus öffentlichen Registern und verarbeiten diese anschließend in eigener Verantwortung weiter.

Für die Übermittlung an Anthropic PBC in die Vereinigten Staaten stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Trotz dieser Garantien lässt sich nicht vollständig ausschließen, dass US-Behörden auf die Daten zugreifen.

Zugriffsprotokolle löschen wir kurzfristig. Recherchedaten speichern wir, solange sie für die Ansprache und deren Nachverfolgung erforderlich sind; nicht weiterverfolgte Fälle werden regelmäßig überprüft und gelöscht. Daten aus Nutzerkonten löschen wir nach Beendigung des Vertrages mit der Agentur. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt; für die Dauer der Aufbewahrung wird die Verarbeitung eingeschränkt.

Sie haben uns gegenüber jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen — bei Direktwerbung uneingeschränkt (Art. 21 DSGVO)

Wenden Sie sich dafür formlos an datenschutz@axano.com. Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die zugrunde liegende Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier abrufbare Fassung mit dem oben genannten Stand.